מנהל מכרזים והתקשרויות: איך מגייסים את מי שינהל את ההגשות

בקצרהמנהל מכרזים והתקשרויות מוביל את ההגשות של החברה: קורא את מסמכי המכרז, בודק תנאי סף, מרכז את התוכן מאנשי המקצוע, מתאם את התמחור עם הכספים ומגיש בזמן. בגיוס בודקים הגשה שהמועמד הוביל מתחילתה, היכרות עם חוק חובת המכרזים, קריאה זהירה של מסמכים ויכולת לנהל אנשים שאינם כפופים לו.

הגשה שמחזיקה את כל החברה על שעון אחד

מכרז הוא פרויקט עם תאריך יעד שאי אפשר להזיז. בשבועות שלפני ההגשה, אנשי מקצוע, כספים, משפטנים והנהלה צריכים למסור את החלק שלהם, ומישהו צריך לוודא שהכול מגיע, מתאים ונכנס למעטפה בזמן. מסמך אחד שחסר או תנאי סף אחד שלא נבדק יכולים לפסול הצעה שהושקעו בה חודשים.

זה התפקיד של מנהל המכרזים. הוא לא כותב את כל התוכן ולא קובע את המחיר לבד, אבל הוא האחראי שההצעה תהיה שלמה, עקבית ומוגשת כנדרש. בחברות שחיות ממכרזים, הוא אחד האנשים החשובים בארגון.

הלחץ הזה גם חוזר על עצמו. חברה שמגישה בקביעות נמצאת כמעט תמיד בהכנה של מכרז אחד, בהמתנה לתוצאות של אחר ובחתימה על שלישי. מנהל מכרזים צריך להחזיק את כולם במקביל, בלי לאבד פרט באף אחד מהם, ובלי לשחוק את האנשים שתורמים להם.

כשהמנהל הזה חסר, ההגשות נופלות על מנהלים שיש להם עבודה אחרת, ומתבצעות בלילות ובסופי שבוע. לפעמים זה מצליח, אבל המחיר נראה בטעויות קטנות ובעייפות של הצוות.

מה מנהל מכרזים עושה לפני, במהלך ואחרי ההגשה

לפני ההגשה הוא מאתר מכרזים, קורא את המסמכים וממליץ להנהלה אם להשתתף. ההחלטה הזו חשובה כמו ההגשה עצמה, כי מכרז שאין בו סיכוי סביר לזכות גוזל משאבים ממכרזים אחרים.

במהלך ההכנה הוא בונה לוח זמנים, מחלק משימות, מרכז שאלות הבהרה, עוקב אחרי ערבויות ואישורים ובודק שכל הדרישות מכוסות. בסוף הוא עובר על ההצעה כולה, בעין של מי שיבדוק אותה בצד השני.

אחרי ההגשה הוא עוקב אחרי ההחלטה, מבקש לעיין בהצעות הזוכות כשזה אפשרי ומפיק לקחים. כשהחברה זוכה, הוא מעביר את ההתחייבויות למי שינהל את החוזה, כדי שאיש לא יגלה מאוחר מדי מה בדיוק הובטח.

מאחר שזה תפקיד שמתבסס על תהליך, מנהל מכרזים טוב גם בונה ספרייה: תיאורי פרויקטים, קורות חיים של אנשי מפתח, אישורים ותעודות שחוזרים בכל הגשה. ספרייה מסודרת חוסכת ימים של עבודה בכל מכרז, ומקטינה את הסיכוי שמסמך ישן ייכנס להצעה חדשה.

מכרזים ציבוריים, פרטיים וביטחוניים: שלושה עולמות

במכרז ציבורי, הגוף המפרסם פועל לפי חוק חובת המכרזים ותקנותיו, מול ועדת מכרזים ובשקיפות מלאה. הכללים נוקשים, ואין כמעט מקום לתיקון אחרי ההגשה. מנהל שמגיע מהעולם הזה מכיר את הדיוק הנדרש ואת הקצב.

במכרזים של חברות פרטיות יש לרוב יותר גמישות, ולעיתים משא ומתן אחרי ההגשה. בתעשייה הביטחונית נוספים סיווג, דרישות אבטחה ותהליכי אישור ארוכים. כשמגייסים, כדאי לחפש מועמד שמכיר את העולם שבו החברה שלכם מגישה, או לפחות עולם קרוב אליו.

בכל אחד מהעולמות האלה יש גם מונחים, נהלים ואנשי קשר משלו. מנהל שהגיש בעבר לגופים ממשלתיים מכיר את אתר הרכש הממשלתי ואת הדרך שבה מתנהלות שאלות הבהרה. מי שמגיע מהשוק הפרטי רגיל ללקוח שאפשר להרים אליו טלפון. כדאי לברר בראיון באיזו סביבה המועמד מרגיש בבית.

מה בודקים אצל מנהל מכרזים

הדבר הראשון הוא הגשה שהמועמד הוביל מתחילתה: איך הוחלט להגיש, כמה אנשים היו מעורבים, מה השתבש ואיך הסתיים. מועמד מנוסה יזכור גם הגשות שלא זכו, ויוכל להסביר מה למד מהן.

הדבר השני הוא דיוק. כדאי לתת למועמד עמוד אחד מתוך מסמכי מכרז אמיתי, ולבקש ממנו לסמן תנאי סף, סיכונים ושאלות הבהרה. בתוך כמה דקות רואים מי קורא בעיון ומי מדלג.

הדבר השלישי הוא ניהול בלי סמכות. רוב האנשים שמנהל מכרזים צריך מהם תוכן אינם כפופים לו. הוא צריך לדעת לבקש, לתזכר ולהסלים בצורה שמכבדת את כולם ועדיין מביאה את החומר בזמן.

איך מגייסים מנהל מכרזים שיחזיק את הלחץ

מגדירים קודם את ההיקף: כמה הגשות בשנה, באילו תחומים, האם התפקיד כולל גם ניהול חוזים ולמי המגויס ידווח. בחברות קטנות מנהל המכרזים הוא גם מנהל החוזים, ובחברות גדולות יש צוות לכל אחד מהם.

בשלב הבא מקיימים שיחה מקצועית עם מי שינהל את המגויס, ומוסיפים את התרגיל על מסמכי המכרז. כדאי לשאול גם על הגשה שנפסלה או כמעט נפסלה, כי שם רואים איך המועמד מתנהג כשהשעון לוחץ.

לפני ההחלטה מדברים עם ממליצים, ובמיוחד עם איש מקצוע שתרם תוכן להגשות שהמועמד הוביל. הוא יספר אם העבודה איתו הייתה מסודרת, ואם ידע להגן על לוח הזמנים בלי להפוך כל הגשה למשבר.

ברקוד השמה מגייסת מנהלי מכרזים שמגישים בזמן ובשלמות

בברקוד השמה אנחנו מגייסים מנהלי מכרזים והתקשרויות, מנהלי חוזים וכותבי הצעות לחברות פרטיות, לתעשייה הביטחונית ולגופים ציבוריים. ההיכרות עם התפקיד מתקיימת בשיחת וידאו, כל מועמד עובר שיחה מקצועית על הגשה שהוביל, ובדיקת הרקע נעשית בשיחות עם ממליצים.

אחרי הזכייה מתחילה עבודה אחרת, ובעמוד מנהלי חוזים והתקשרויות תמצאו את כל התפקידים בתחום. ומי שמגייס גם לצוות הרכש השוטף יכול לקרוא מה בודקים אצל קניין לפני הראיון.