משלח בינלאומי: איך מגייסים מנהל תפעול לחברת שילוח
בקצרהמשלח בינלאומי מזמין מקום באונייה או במטוס, מתאם עם סוכנים בחו״ל, מכין את מסמכי ההובלה ומעדכן את הלקוח עד שהסחורה מגיעה. בישראל המקצוע עובר רישוי במינהל המכס. בגיוס בודקים ניסיון בשילוח ימי ואווירי, רשת סוכנים, הבנה של עלויות הנמל, יכולת תמחור ותקשורת עם לקוחות בזמן משבר.
חברת שילוח חיה על אמון
לקוח שמוסר סחורה לחברת שילוח לא יראה אותה עד שתגיע ליעד. בדרך היא עוברת ספקים, סוכנים, נמלים, אוניות ומחסנים, ובכל אחת מהתחנות האלה משהו יכול להשתבש. מה שהלקוח קונה בפועל הוא הביטחון שמישהו שולט בכל הדרך.
לכן הגיוס בחברת שילוח הוא גיוס של אנשים שהלקוח יסמוך עליהם. משלח בינלאומי ומנהל תפעול טובים אינם רק מכירים את התהליך, אלא יודעים לנהל אותו כשהוא לא מתנהל לפי התוכנית. זה ההבדל בין חברה שהלקוחות נשארים בה לבין חברה שמחליפים בכל עונה.
השוק גם קטן יחסית. משלחים, סוכנים, עמילים וחברות ספנות מכירים זה את זה, ושמו של אדם עובר איתו ממקום למקום. גיוס של משלח עם שם טוב בשוק מביא איתו קשרים ואמון, וגיוס של מי שסוחב אחריו תקלות עלול לפגוע במוניטין של החברה כולה.
מה עושה משלח בינלאומי ביום עבודה רגיל
היום מתחיל בבדיקה של משלוחים פתוחים: אילו אוניות יצאו, אילו התעכבו, ואילו מכולות מחכות לשחרור. המשלח מזמין מקום מול חברות הספנות או חברות התעופה, מתאם עם הסוכנים בארצות המוצא, ובודק שהמסמכים מוכנים לפני שהסחורה עולה על כלי ההובלה.
במקביל הוא עונה ללקוחות: מתי תגיע המכולה, למה יש עיכוב, וכמה יעלה משלוח חדש. הוא עובד מול עמיל המכס על השחרור, מול הנמל או מסוף המטען על הפריקה, ומול חברת ההובלה שתיקח את הסחורה למחסן של הלקוח. מי שלא אוהב לעבוד עם הרבה אנשים במקביל לא יחזיק מעמד בתפקיד.
בחברות גדולות התפקיד מתחלק בין כמה אנשים: מי שמטפל ביבוא, מי שמטפל ביצוא, מי שמנהל לקוחות גדולים ומי שאחראי על התיעוד. בחברות קטנות משלח אחד עושה את הכול. כשמגייסים, כדאי לתאר את החלוקה הקיימת, כדי שהמועמד יבין אם הוא נכנס לצוות מסודר או לתפקיד רחב.
ימי ואווירי: שני קצבים שונים
בשילוח ימי עובדים עם לוחות הפלגה, מכולות ועלויות שמצטברות בנמל. משלח ימי מנוסה מכיר את הנמלים בחיפה ובאשדוד, יודע מה קורה כשאונייה מחליפה נמל ברגע האחרון, ומבין איך דמי השהיה ודמי אחסון הופכים משלוח רווחי להפסדי.
בשילוח אווירי הקצב מהיר יותר והמשלוחים קטנים ודחופים: חלקי חילוף, תרופות, דוגמאות או רכיבים שקו ייצור מחכה להם. העבודה מתנהלת מול מסופי המטען בנתב״ג, ולכל שעה יש משמעות. מועמד שעבד בשני העולמות מבין את שניהם, ויכול להציע ללקוח את הדרך הנכונה לכל משלוח.
יש גם מטען שאינו מתאים לאף אחד מהמסלולים הרגילים: ציוד חריג, מכונות גדולות, חומרים מסוכנים או סחורה בקירור. משלחים שמתמחים בתחומים האלה נדירים יחסית, וכשהחברה שלכם עובדת עם מטען כזה, כדאי להגדיר את זה כבר בתחילת החיפוש.
רישיון, סוכנים ותמחור: מה לבדוק אצל משלח בינלאומי
הדבר הראשון הוא הרישוי. בישראל המקצוע עובר רישוי במינהל המכס, וכדאי לברר אם התפקיד דורש רישיון אישי או שהעבודה נעשית תחת הרישיון של החברה. הדבר השני הוא רשת הסוכנים: עם אילו סוכנים בחו״ל המועמד עבד, ואיך פתר משלוח שנתקע אצל אחד מהם.
הדבר השלישי הוא תמחור. גם משלח שאינו איש מכירות צריך להבין מאיפה מגיע הרווח בכל משלוח, ולזהות מתי עלות לא צפויה מוחקת אותו. מועמד שיודע להסביר הצעת מחיר שבנה, שורה אחרי שורה, מבין את העסק ולא רק את התהליך.
כדאי לבדוק גם שליטה בכלים. חברות שילוח עובדות עם מערכות ייעודיות לניהול משלוחים ולתיעוד, ועם פורטלים של חברות ספנות ותעופה. משלח שמכיר את הכלים חוסך זמן חפיפה, אבל חשוב יותר לבדוק שהוא מסודר מספיק כדי שכל מי שיפתח את התיק יבין מה קורה בו.
איך מגייסים מנהל תפעול לחברת שילוח
מגדירים קודם את הצוות: כמה משלחים, אילו לקוחות גדולים, אילו קווים ימיים ואוויריים, והאם יש מחלקת מכס באותו בית. מנהל תפעול לחברה קטנה עובד בעצמו על חלק מהתיקים, ומנהל תפעול לחברה גדולה מנהל ראשי צוותים ומדדים.
בראיון כדאי להציג למועמד משלוח אמיתי שהשתבש: אונייה שדילגה על הנמל, מסמך שחסר אצל הסוכן, או לקוח שאיים לעזוב. שואלים מה היה עושה בשעה הראשונה, את מי היה מעדכן, ומה היה משנה בתהליך כדי שזה לא יחזור. מנהל מנוסה יענה בפרטים, עם שמות של תפקידים ושל מסמכים.
בסוף מדברים עם ממליצים: מנהל ישיר, עמית ממחלקת המכס, ואם אפשר גם לקוח ותיק. הלקוח יגיד לכם את מה שחשוב באמת: אם המשלח עדכן אותו לפני שהבעיה התפוצצה.
ברקוד השמה מגייסת משלחים ואנשי תפעול שהלקוח סומך עליהם
בברקוד השמה אנחנו מגייסים משלחים בינלאומיים, מנהלי תפעול ימי ואווירי, אנשי מכירות ותמחור ומנהלי סניפים בחברות שילוח. ההיכרות עם התפקיד מתקיימת בשיחת וידאו, כל מועמד עובר שיחה מקצועית על משלוחים שניהל, ובדיקת הרקע נעשית בשיחות עם ממליצים.
בחברות רבות השילוח והמכס עובדים יחד, ולכן כדאי לקרוא גם מה בודקים אצל סוכן מכס. ובעמוד כל התפקידים בשילוח ובמטען תמצאו את המשרות שאנחנו מאיישים בענף.