מנהל לוגיסטיקה: מתי החברה צריכה אחד, ואיך מגייסים נכון

בקצרהמנהל לוגיסטיקה מנהל את התנועה של הסחורה: קבלה מספקים, אחסון, הפצה ללקוחות והחזרות, כולל הקשר עם מובילים, משלחים ומחסנים חיצוניים. עסק צריך אחד כשהתיאום בין הגורמים האלה כבר לא מחזיק מעצמו. בגיוס בודקים ניהול ספקי שירות, עבודה עם נתונים, ניהול עלויות ויכולת להוביל צוות.

הרגע שבו התיאום כבר לא מחזיק מעצמו

ברוב העסקים הלוגיסטיקה מתחילה כעוד משימה של מישהו. מנהל הרכש מזמין גם הובלה, המחסנאי מתאם עם המוביל, ואיש המכירות מבטיח ללקוח מועד אספקה. כל עוד העסק קטן, זה עובד. כשהוא גדל, מתחילים לראות סימנים: משלוחים שמתעכבים בלי שמישהו יודע למה, חשבוניות הובלה שאיש לא בודק, ולקוחות שמתקשרים לשאול איפה ההזמנה.

הסימנים האלה מראים שהגיע הזמן למנהל לוגיסטיקה. לא כי מישהו עושה עבודה גרועה, אלא כי אף אחד לא אחראי על התמונה כולה. מנהל לוגיסטיקה הוא מי שמחבר את החלקים, מודד אותם ומשפר אותם.

כדאי לשים לב גם לתחושה של הצוות. כשאנשים טובים מבלים חלק גדול מהיום בתיאום משלוחים במקום בעבודה שלשמה גויסו, זה סימן שהלוגיסטיקה כבר מכבידה על העסק. מנהל ייעודי מחזיר להם את הזמן, ומרכז את כל השאלות אצל אדם אחד שיודע לענות עליהן.

מה מנהל לוגיסטיקה עושה בפועל

התפקיד נוגע בכל מקום שבו הסחורה זזה. מנהל הלוגיסטיקה מתכנן את קבלת הסחורה מהספקים ומהמשלחים, מחליט איך מאחסנים אותה, ובונה את ההפצה ללקוחות: איזה מוביל, באילו ימים, באיזה מסלול ובאיזו עלות. הוא גם מטפל בהחזרות, תחום שנראה שולי עד שהוא מתחיל לעלות הרבה כסף.

חלק גדול מהעבודה הוא ניהול ספקי שירות. חברות הובלה, משלחים, מחסנים חיצוניים ושליחויות הם שותפים חיוניים, אבל גם מקור לעלויות ולתקלות. מנהל לוגיסטיקה טוב יודע לנהל איתם משא ומתן, למדוד אותם ולהחליף ספק כשצריך, בלי לפגוע בשירות ללקוחות.

מעבר לכך, מנהל לוגיסטיקה מחזיק את הנתונים. הוא יודע כמה עולה להוביל הזמנה ממוצעת, כמה משלוחים יצאו באיחור ומה הסיבות, ואיזה לקוח מחזיר הכי הרבה סחורה. בלי הנתונים האלה, כל החלטה על מחיר, על שירות או על מחסן נוסף מתקבלת לפי תחושה.

הסימנים שמנהל לוגיסטיקה מתאים לכם

מועמד חזק מגיע עם מספרים. הוא יודע לספר כמה עלתה ההפצה לפריט או להזמנה בחברה הקודמת, מה עשה כדי להוריד את העלות, ומה קרה לרמת השירות בעקבות זה. מי שמדבר רק על תהליכים, בלי תוצאה אחת שאפשר למדוד, כנראה לא החזיק את התקציב בעצמו.

סימן נוסף הוא התאמה לסוג הסחורה. לוגיסטיקה של מזון בקירור, של ריהוט גדול או של חבילות קטנות לבית הלקוח הן שלוש מומחיות שונות. כדאי לחפש מועמד שעבד עם מוצר דומה, או לפחות עם אתגרים דומים של משקל, נפח, טריות או ערך.

עוד דבר שכדאי לבדוק הוא היחס לטכנולוגיה. מערכות לניהול הובלה, לניהול מחסן ולמעקב משלוחים הפכו כיום לכלי עבודה בסיסי. מנהל שיודע לבחור מערכת, להטמיע אותה ולגרום לצוות ולספקים להשתמש בה, יחסוך לחברה זמן רב ויספק להנהלה תמונה מדויקת יותר.

כשמתאם הופך למנהל: מה כדאי לבדוק

הרבה מנהלי לוגיסטיקה התחילו כמתאמים, וחלקם יכולים לעשות את הקפיצה גם אצלכם. השאלה היא אם המתאם כבר מוביל תהליכים, או רק מבצע אותם היטב. מתאם שהציע לשנות מוביל, בנה טבלת מעקב שכל הצוות משתמש בה או ניהל משא ומתן על תעריף, מראה סימנים של מנהל.

מה שחסר לרוב הוא ניסיון בניהול אנשים ובניהול תקציב. כשמקדמים מבפנים או מגייסים מתאם בכיר מבחוץ, כדאי להגדיר מראש את התמיכה שיקבל בחודשים הראשונים, ולמי הוא יפנה כשיצטרך החלטה גדולה.

גם הזמינות חשובה. לוגיסטיקה אינה נעצרת בשעות המשרד, ובעונות שיא היא דורשת נוכחות ותשומת לב גם בערבים. כדאי לדבר על זה בגלוי כבר בראיון, כדי שהמועמד יבין למה הוא נכנס ושלא יהיו הפתעות בחודש הראשון.

איך מגייסים מנהל לוגיסטיקה בלי לבזבז חודשים

מתחילים בהגדרה כתובה של האחריות: האם המחסן בתוך התפקיד, האם היבוא, האם צי ההפצה, ומי ידווח אליו. אחר כך בוחרים שניים או שלושה מדדים שלפיהם יימדד, כמו עלות הפצה, עמידה בזמני אספקה ושיעור ההחזרות.

בראיון המקצועי מציגים למועמד נתון אמיתי, למשל דוח עלויות הובלה מהרבעון האחרון, ומבקשים ממנו להגיד מה הוא רואה ומה היה בודק קודם. בהמשך כדאי לשאול על ספק שירות שאכזב אותו, ואיך טיפל בזה.

לפני ההחלטה מדברים עם ממליצים, ובהם מנהל ישיר ואחד מספקי השירות שעבדו מולו. ספק יספר דברים שמנהל לא תמיד יודע: אם המועמד היה הוגן, אם עמד במילה שלו ואם ידע לדרוש בלי לשבור את הקשר.

אם אתם מקדמים מבפנים, כדאי לבדוק את המועמד הפנימי באותו תהליך כמו את המועמדים מבחוץ. כך הוא יידע שנבחר בזכות, והצוות יקבל את ההחלטה בקלות רבה יותר.

ברקוד השמה מגייסת מנהלי לוגיסטיקה שמחברים את כל החלקים

בברקוד השמה אנחנו מגייסים מנהלי לוגיסטיקה, מנהלי תפעול לוגיסטי ומתאמים בכירים, לעסקים שגדלו ולחברות שמחזיקות שרשרת מורכבת. ההיכרות עם התפקיד מתקיימת בשיחת וידאו, כל מועמד עובר שיחה מקצועית על הפצה שניהל, ובדיקת הרקע נעשית בשיחות עם ממליצים.

אם המחסן שלכם מחייב מנהל נפרד, כדאי לקרוא על בחירת מנהל לרצפת המחסן. ומי שמחפש את הצד שמחשב מה להזמין ומתי ימצא את מתכננים ומעתדי מלאי שאנחנו מגייסים.