מנהל שרשרת אספקה: הגדרת תפקיד מדויקת לפני שיוצאים לגייס
בקצרהמנהל שרשרת אספקה אחראי על הדרך כולה, מהתחזית ומהספק ועד הלקוח: תכנון, רכש, מלאי, הובלה ואחסון. לפני שמגייסים כדאי להגדיר את היקף האחריות, את רמת התכנון מול הביצוע, את הממשקים בחברה ואת המדדים שלפיהם יימדד. הגדרה כזו מצמצמת את מאגר המועמדים למי שבאמת מתאים.
למה הגדרת התפקיד קובעת את הצלחת הגיוס
מעט תפקידים מתוארים בצורה כל כך שונה מחברה לחברה. בחברה אחת מנהל שרשרת אספקה הוא בעצם מתכנן מלאי בכיר, בשנייה הוא מנהל את הרכש ואת היבוא, ובשלישית הוא אחראי גם על המחסן ועל צי ההפצה. כשהמודעה אומרת רק ״מנהל שרשרת אספקה״, מגיעים מועמדים מכל העולמות האלה, ורובם לא מתאימים.
הגדרה מדויקת חוסכת זמן לכולם. היא מאפשרת לפנות ישירות לאנשים הנכונים, לשאול בראיון את השאלות הנכונות ולהשוות בין מועמדים לפי אותה אמת מידה. היא גם עוזרת למגויס להבין ממה יימדד, ולהגיע ליום הראשון עם ציפיות נכונות.
הגדרה טובה היא גם כלי לשיחה פנימית. כשכותבים אותה יחד עם הכספים, המכירות והתפעול, מגלים לפעמים שכל אחד מצפה ממנהל שרשרת האספקה למשהו אחר. עדיף לגלות את זה לפני הגיוס, ולא בחודש השלישי של המגויס, כשהוא כבר מנסה לרצות שלושה מנהלים בבת אחת.
ארבע שאלות שהגדרת התפקיד חייבת לענות עליהן
השאלה הראשונה היא היקף: אילו תחומים בתוך האחריות שלו. רכש, תכנון, יבוא, מחסן והפצה הם חמישה עולמות שונים, ורק מעטים מכירים את כולם לעומק. כדאי לסמן מה חובה, מה יתרון ומה לא רלוונטי.
השאלה השנייה היא האיזון בין תכנון לביצוע. יש חברות שצריכות מישהו שיבנה תחזית, ינהל מלאי ביטחון ויריץ תהליך תכנון חודשי. אחרות צריכות מישהו שיפתור בעיות בזמן אמת, ידבר עם המשלח ויוציא משלוח דחוף. שני הפרופילים שונים מאוד.
השאלה השלישית היא הממשקים: למי המגויס ידווח, עם מי יעבוד צמוד, ומי יעבוד תחתיו. השאלה הרביעית היא המדדים. רמת שירות ללקוחות, ימי מלאי, עלות הובלה לפריט או דיוק התחזית, כל אחד מהם מוביל להחלטות אחרות, וכדאי לבחור מראש שניים או שלושה שבאמת חשובים.
מה מבדיל מנהל שרשרת אספקה חזק
מועמד חזק מדבר בשפה של כסף ושל שירות. הוא יודע להסביר כמה עולה כל יום של מלאי עודף, ומה המחיר של לקוח שלא קיבל את ההזמנה. הוא גם יודע להגיד למכירות שהתחזית שלהן אופטימית מדי, ולהביא נתונים שמראים למה.
סימן נוסף הוא התמודדות עם שיבוש אמיתי. בשנים האחרונות כמעט כל שרשרת אספקה חוותה נמל סגור, ספק שקרס או ביקוש שקפץ בבת אחת. מנהל מנוסה יספר מה עשה בשבוע הראשון, מה למד, ומה שינה כדי שזה לא יחזור. מי שמתאר רק את ההצלחות, בלי משבר אחד, לא סיפר את כל הסיפור.
כדאי לבדוק גם את היחס לנתונים. מנהל שרשרת אספקה עובד עם דוחות מלאי, תחזיות ונתוני ספקים, ולעיתים עם כלים מתקדמים לתכנון. אין צורך שיהיה אנליסט, אבל הוא צריך לדעת לשאול את השאלה הנכונה, ולזהות כשנתון נראה טוב מכדי להיות אמיתי.
היכן מוצאים מועמדים מתאימים
רוב מנהלי שרשרת האספקה הטובים כבר עובדים, ומעטים מהם עוקבים אחרי מודעות. הם מגיעים מיבואנים ומפיצים, מרשתות קמעונאות, מחברות מזון ומשקאות ומחברות טכנולוגיה עם מוצר פיזי. חלקם עברו מתפקידי תכנון בכירים, וחלקם מניהול לוגיסטיקה או רכש.
כדאי להיות פתוחים למעבר בין ענפים, כל עוד המועמד מכיר שרשרת דומה. מי שניהל שרשרת של מוצרי צריכה מיובאים יסתגל מהר יחסית לחברה שמייבאת ציוד, אבל ייתכן שיתקשה בחברה שבה רוב העבודה היא תכנון חומרים לייצור.
מקור נוסף הוא אנשים שעבדו בצד של נותני השירות: חברות שילוח, מרכזים לוגיסטיים ויועצים. הם ראו שרשראות של לקוחות רבים, ומכירים טוב את הטעויות הנפוצות. מעבר כזה דורש התאמה לעבודה מבפנים, אבל לעיתים קרובות מביא איתו ראייה רחבה שקשה למצוא אחרת.
איך מגייסים מנהל שרשרת אספקה בתהליך מסודר
אחרי שההגדרה כתובה, בונים תהליך ראיונות קצר: שיחת היכרות, שיחה מקצועית ושיחה עם ההנהלה. בשיחה המקצועית מציגים למועמד נתונים אמיתיים, כמו דוח מלאי או תחזית מהרבעון האחרון, ומבקשים ממנו לזהות בעיות ולהציע צעדים. כך רואים איך הוא חושב ולא רק מה הוא יודע לספר.
לפני ההחלטה מדברים עם ממליצים, ובמיוחד עם מנהל המכירות או מנהל הכספים שעבדו מולו. הם יודעים לספר אם התחזיות שלו היו אמינות, אם הוא שיתף מידע בזמן, ואם ידע לקבל החלטות קשות כשהיה צריך.
חשוב לשמור על קצב. מועמדים טובים בתחום מקבלים כמה הצעות במקביל, ותהליך שנמשך שבועות ארוכים בין שלב לשלב מאבד אותם. כדאי לקבוע מראש מי מראיין, מתי ניתן משוב, ומי מחליט, ולעמוד בזה.
ברקוד השמה מגייסת מנהלי שרשרת אספקה לפי הגדרה ולא לפי כותרת
בברקוד השמה אנחנו מתחילים כל חיפוש בשיחת וידאו שבה מגדירים את התפקיד יחד עם מי שינהל אותו. אנחנו מאתרים מועמדים ביוזמתנו, מקיימים עם כל אחד שיחה מקצועית על שרשרת שניהל, ובודקים רקע בשיחות עם ממליצים. כך מגיעים אליכם רק מי שמתאימים להגדרה שקבעתם.
אם עוד לא ברור לכם אם אתם צריכים תפקיד רחב או ממוקד, כדאי לקרוא מתי צריך מנהל לוגיסטיקה. ומי שמתכנן לגייס גם את הדרג שמעל התפקיד ימצא את הבכירים שמובילים את התפעול.